Der Begriff «Finalisierung MWST» bedeutet, dass die steuerpflichtige Person im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses – wozu die Überprüfung der Buchhaltung gehört – die eingereichten MWST-Abrechnungen auf Fehler überprüfen muss. Entdeckt das steuerpflichtige Unternehmen anlässlich dieser Kontrolle Unstimmigkeiten zwischen der finalen Jahresrechnung und der gegenüber der ESTV abgerechneten MWST, so muss es diese Mängel korrigieren. Zwecks Sicherstellung einer ausreichenden Finalisierung der MWST schreibt die Mehrwertsteuerverordnung (Art. 128 MWSTV) der steuerpflichtigen Person insbesondere die Erstellung folgender Unterlagen vor:• Zusammenfassung der MWST-Abrechnungen für die Steuerperiode• Umsatzabstimmung• Vorsteuerabstimmung• Aufstellung über die Berechnung vorgenommener Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen.
Aufgrund der Finalisierung entdeckte Mängel in den MWST-Abrechnungen muss die steuerpflichtige Person in derjenigen Abrechnungsperiode korrigieren, in welche der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt (Finalisierungsfrist, Art. 72 MWSTG). Für die formelle Deklaration der Mängel gegenüber der ESTV mittels Formular Jahresumsatzabstimmung (sogenannte Berichtigungsabrechnung) verbleiben weitere 60 Tage. Stellt die steuerpflichtige Person keine Mängel fest, so ist eine Deklaration nicht notwendig. Die ESTV betrachtet diese Nicht-Reaktion anschliessend als implizite Aussage des steuerpflichtigen Unternehmens, dass die bisher eingereichten MWST-Abrechnungen fehlerfrei und periodengerecht sind. Entsprechend können später zu Tage tretende Unstimmigkeiten vorbehältlich einer Selbstanzeige – strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen.
Differenzen erkennen
Die Umsatzabstimmung verfolgt den Zweck, die Übereinstimmung der in der Steuerperiode deklarierten MWST-Beträge, unter Berücksichtigung der einzelnen Steuersätze, mit der finalen Jahresrechnung ersichtlich zu machen. Dieser Anforderung kann das steuerpflichtige Unternehmen genügen, indem es die relevanten MWST-Abrechnungen mit dem MWST-relevanten Kontenkreis vergleicht und zusätzlich nicht oder nicht MWST-konform verbuchte Leistungen evaluiert und berücksichtigt (bspw. geldwerte Leistungen, verrechnete Leistungen, etc.). Durch diesen Vorgang gelingt es, mögliche Differenzen zwischen buchhalterisch und mehrwertsteuerlich vollständiger Erfassung und korrekter Qualifikation der MWST-relevanten Leistungen zu erkennen. Beispiele, die zu solchen Differenzen führen können, sind die fehlende bzw. eine falsche Hinterlegung des dem Geschäftsvorgang entsprechenden MWST-Codes im ERP-System oder die aufgrund der Verbuchung fehlende Berücksichtigung von MWST-relevanten Umsätzen. Vielfach bieten automatisierte MWST-Auszüge aus dem ERP-System für eine korrekte Umsatzabstimmung nicht ausreichend Gewähr. Die damit betraute Person sollte über detaillierte Kenntnisse der Unternehmenstätigkeiten, des unternehmenseigenen ERP-Systems und der MWST verfügen, um eine vollständige und korrekte Umsatzabstimmung durchführen zu können.
Komplexität unterschätzt
Die Praxis zeigt, dass steuerpflichtige Unternehmen die Umsatzabstimmung regelmässig nur unvollständig oder für eine aussenstehende Person nicht selbsterklärend dokumentiert vornehmen. Häufig liegt der Grund dafür in der unterschätzten Komplexität der zu berücksichtigenden unternehmerischen Vorgänge oder dem für eine gewissenhafte Erstellung notwendigen Zeitaufwand. Entsprechend ist das steuerpflichtige Unternehmen später unter Umständen nicht mehr in der Lage, ersichtliche Differenzen zwischen Buchhaltung und MWST-Abrechnungen – welche nicht zwingend eine Aufrechnung zur Folge haben müssen – zu erklären.
Aus unternehmerischer Sicht ist die Finalisierung zudem eine gute Gelegenheit, systematische Mängel in den unternehmensinternen Prozessen erkennen und korrigieren zu können. Hierbei dient die Finalisierung nicht nur der Vermeidung von nachträglichen MWST-Aufrechnungen, Verzugszinsen oder gar steuerstrafrechtlichen Konsequenzen als Folge nicht deklarierter Umsätze. Vielmehr hat das steuerpflichtige Unternehmen auch die Chance, unbemerkte Deklarationsnachteile zu seinen Lasten wie zum Beispiel vergessen gegangene Vorsteuern (Vorsteuerabstimmung, Beurteilung der vorgenommenen Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen) festzustellen. Zwecks Gewährleistung von Kontinuität und Vollständigkeit ist empfehlenswert, eine unternehmensspezifische Checkliste für die Umsatzabstimmung zu erarbeiten.
Autor
Martin Grüninger
MAS FH in MWST, LL.M. VAT, dipl. Wirtschaftsprüfer, dipl. Betriebsökonom FH, Partner
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