Die Pandemie hat gezeigt, dass viele Tätigkeiten im Homeoffice oder nicht ortsgebunden erledigt werden können, sofern die technologischen Voraussetzungen vorhanden sind und es die Arbeitstätigkeit erlaubt. Arbeiten am Arbeitsort ist nicht mehr zwingend notwendig und eine kostspielige Auslandentsendung kann durch grenzüberschreitende, virtuelle Arbeit ersetzt oder ergänzt werden. Welche Einsatzformen haben sich in der Corona-Zeit entwickelt oder werden sich künftig noch entwickeln und welche Herausforderungen sind damit verbunden?Welche Massnahmen gilt es bei Geschäftsreisen und Auslandaufenthalten zu treffen?Bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten drängen sich diverse Fragen auf, welche vor einem Auslandeinsatz geklärt werden sollten. Je nach Tätigkeit, Nationalität, Dauer des Auslandeinsatzes und Einsatzland sind Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen der Meldepflichten bei Kurzzeit-Einsätzen oder Geschäftsreisen notwendig. Es ist empfehlenswert, vor einem Auslandeinsatz zu prüfen, in welchem Land der Mitarbeitende der Sozialversicherung unterstellt ist, wo er steuerpflichtig wird und ob ein Betriebsstätten-Risiko entstehen könnte.TippsVor einem Auslandeinsatz oder einer Geschäftsreise sollte sichergestellt werden, dass– eine entsprechende Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung vorliegt– die vorgeschriebenen Meldepflichten und Einreisevorschriften für das entsprechende Land eingehalten werden– abgeklärt wurde, wo der Mitarbeitende steuer- und sozialversicherungspflichtig wird– vor dem Auslandeinsatz eine Entsendebescheinigung vorliegt.
Welche Trends zeichnen sich ab?
Aufgrund des vermehrten Arbeitens im Homeoffice und des massiven Rückgangs der Reisen während der ersten Corona-Welle reduzierte sich die Anzahl der Entsendungen und Geschäftsreisen im Jahr 2020 deutlich. Inzwischen nehmen die grenzüberschreitenden Tätigkeiten zwar wieder zu, doch überlegen sich die Arbeitgeber zu Recht, ob die Anwesenheit im Ausland immer zwingend notwendig ist, einerseits um Quarantänezeiten einzudämmen und um die Kosten zu reduzieren.
Klassische Entsendungen werden trotz der Technologie auch in Zukunft nicht ganz verschwinden. Der Kostendruck wird jedoch ein grosses Thema bleiben, sodass viele Unternehmen und Arbeitnehmende neue Arbeitsformen prüfen. Der Wunsch, nicht nur im Homeoffice, sondern ortsunabhängig zu arbeiten, hat in der letzten Zeit stark zugenommen. In Bezug auf ortsunabhängiges Arbeiten spricht man häufig von «remote working» oder «working from anywhere».
Nachfolgend einige Beispiele von «remote work» in Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Tätigkeiten:
– Ein Grenzgänger aus Deutschland mit Arbeitsort St. Gallen möchte in Zukunft einen Teil seiner üblichen Arbeitszeit in seinem Wohnsitzstaat Deutschland ausüben.
– Eine Mitarbeitende möchte während zweier Jahre für ihren Schweizer Arbeitgeber von Griechenland aus arbeiten. Die Tätigkeit übt sie «remote» von zu Hause aus, da kein Firmensitz in Griechenland vorhanden ist.
– Ein in St.Gallen ansässiges Unternehmen stellt einen polnischen SW-Spezialisten an, der für das Schweizer Unternehmen «remote» aus Polen tätig ist (Arbeitsort Polen).
– Eine Dozentin, die bei einer amerikanischen Universität angestellt ist, zieht mit ihrem Ehemann in die Schweiz. Sie hält in der Schweiz «remote» für die Universität in Amerika weiterhin Vorlesungen.
Arbeitgeber, die flexible Arbeitsformen anbieten, sind attraktiv und können die besten Talente gewinnen oder halten. Den wenigsten Mitarbeitenden und Arbeitgebern ist jedoch bekannt, dass diese Modelle nebst Vorteilen auch einige Nachteile mit sich bringen.
Nach aussen hin sichtbare oder verdeckte Sanierungsmassnahmen
Sanierungsmassnahmen können entweder offen oder still erfolgen, das heisst nach aussen sichtbar oder verdeckt. Die Sanierungspalette reicht von A-fonds-perdu-Zuwendungen von Aktionären über Forderungsverzichte von Aktionären oder Gläubigern bis zur Kapitalerhöhung mit oder ohne vorgängige Kapitalherabsetzung.
All die erwähnten Massnahmen müssen gut durchdacht und mit vielen Anspruchsgruppen koordiniert und abgesprochen werden, seien es Aktionäre, Banken, Lieferanten oder Vermieter. Nicht zu vergessen ist aber auch der Fiskus.
Risiken von «remote-working» bei grenzüberschreitender Tätigkeit
Virtuelles Arbeiten bringt viele Vorteile mit sich und Arbeitnehmende haben sich an das ortsungebundene, flexible Arbeiten gewöhnt. Unternehmen fragen sich zu Recht, ob sie Entsendungen durch Remote-Arbeit ersetzen und dadurch Kosten einsparen können. Bevor Unternehmen einen Entscheid fällen, welche Arbeitsform sie ihren Mitarbeitenden anbieten, sollten sie die Compliance-Themen nicht unterschätzen und die Risiken und Herausforderungen vorgängig auf die unten stehenden Themen prüfen:
– Betriebsstätten-Risiko des Unternehmens im Ausland
– Aufenthaltsrechtliche Bestimmungen (Arbeitsbewilligung) sowie Ein-/Ausreisvorschriften (Quarantäne)
– Arbeitsrechtliche Vorschriften
– In welchem Land ist der Mitarbeitende steuerpflichtig?
– Sozialunterstellungspflicht und damit verbundene Auswirkungen
– Administrativer Mehraufwand für das Unternehmen
Empfehlungen
– Jede Arbeitsform vorgängig auf ihre Auswirkungen prüfen und die Vor- und Nachteile abwägen.
– Im Arbeitsvertrag den Arbeitsort und Regelungen bezüglich Homeoffice festhalten. Jede Änderung des Arbeitsortes kann die Sozialversicherungsunterstellung ändern und steuerliche Folgen für das Unternehmen und den Mitarbeitenden auslösen.
Autoren
Gordana Muggler
Leiterin Global
Mobility & HR
Services Direktorin
BDO AG
Schiffbaustrasse 2, 8031 Zürich
www.bdo.ch
Janine Bienz
Senior Tax Manager
Co-Leitung Kompetenzzentrum
Expatriates Taxes
Schweiz
BDO AG
Schiffbaustrasse 2, 8031 Zürich
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Ninos Mirza
Leiter Treuhand
St.Gallen
BDO AG
Vadianstrasse 59, 9001 St.Gallen
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