Das meist sehr komplexe und arbeitsintensive Salärwesen bindet vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige interne Ressourcen. Ein Outsourcing zu einem spezialisierten Treuhandunternehmen bietet daher interessante Möglichkeiten, professionelle Dienstleistungen einzukaufen, dadurch eigene Ressourcen zu schonen, Kosten zu sparen und mehr Flexibilität und Sicherheit zu erhalten. Wer nicht ausreichend Zeit und Ressourcen aufbringen kann, um sich mit den gesetzlichen und regulatorischen Bestimmungen im Lohnwesen entsprechend auseinanderzusetzen, kann sehr schnell mit arbeitsrechtlichen Klagen, finanziellen Nachforderungen oder anderen Unannehmlichkeiten konfrontiert werden.
Die steigende Regeldichte im Salärwesen hat die Arbeit in der Lohnadministration in den letzten Jahren deutlich anspruchsvoller gemacht. Zudem führt der vermehrte Einsatz von EU-Staatsbürgerinnen und -Staatsbürgern in Unternehmen dazu, dass die internationalen Sozialversicherungsabkommen immer mehr an Einfluss gewinnen. Hier stellen sich nicht nur viele Fragen bezüglich der jeweiligen Aufenthaltsbewilligungen, sondern auch bezüglich der Besteuerung oder der passenden Pensions- und Krankenkassenlösungen.
Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Treuhandunternehmen im Bereich der Lohnbuchhaltung hat sich daher zu einem unverzichtbaren Schritt für Unternehmen entwickelt, die ihre Ressourcen strategisch nutzen und gleichzeitig die Genauigkeit und Rechtmässigkeit ihrer Lohnabrechnungsprozesse gewährleisten möchten. Diese Kooperation ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu fokussieren, während sie die komplexen und sich ständig ändernden Anforderungen der Lohnbuchhaltung einem spezialisierten Experten überlassen.
Ob die Auslagerung sämtlicher Arbeiten oder eine Zusammenarbeit als Team mit dem Treuhänder die bessere Lösung ist, muss für jede einzelne Lohnbuchhaltung individuell entschieden werden. Je nach vorhandenen Ressourcen, Kenntnissen oder der bereits vorhandenen technischen Infrastruktur sind unterschiedliche Lösungen möglich.
Diese Zusammenarbeit bietet mehrere entscheidende Vorteile:
Expertise und Compliance Die Treuhänder sind mit den neuesten rechtlichen Bestimmungen und Vorschriften im Bereich der Lohnbuchhaltung vertraut. Dies gewährleistet, dass die Lohnabrechnung im Einklang mit den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen durchgeführt wird und potenzielle Risiken minimiert werden.
Vertraulichkeit und Datensicherheit
Lohnabrechnungsdaten enthalten sensible Informationen. Die Outsourcing-Partner verfügen über bewährte Sicherheitsprotokolle, um die Vertraulichkeit ihrer Mitarbeiterdaten zu schützen und Cyberbedrohungen zu minimieren. Teure Investitionen in Lohnprogramme, EDV-Sicherheit und Support entfallen.
Kosteneffizienz
Die interne Verwaltung der Lohnbuchhaltung erfordert nicht nur geschultes Personal, sondern auch regelmässige Weiterbildungen, um mit den sich dauernd ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben können Unternehmen langfristig Kosten reduzieren.
Zeitersparnis und Sicherheit
Lohnbuchhaltungen sind sehr zeitaufwendig. Ein entsprechendes Outsourcing befreit die internen Ressourcen von dieser Aufgabe, sodass man sich auf wichtigere geschäftliche Aktivitäten konzentrieren kann. Die Organisation von Stellvertretungen bei Ferienabwesenheiten oder krankheitsbedingten Ausfällen entfällt, die Prozesssicherheit steigt.
Fehlerreduktion
Experten im Salärwesen sind geübt darin, Fehler in der Lohnabrechnung zu minimieren. Dies hilft, Unstimmigkeiten und Fehlzahlungen zu vermeiden, die das Vertrauen der Mitarbeiter beeinträchtigen könnten.
Anpassungsfähigkeit
Die Outsourcing-Partner können ihre Dienstleistungen im Salärwesen an die spezifischen Anforderungen und das Wachstum ihres Unternehmens anpassen, sei es in Bezug auf Mitarbeiterzahl, Standorte oder abweichende Vergütungsstrukturen.
Die Kooperation mit einem spezialisierten Treuhandunternehmen im Bereich Lohnbuchhaltung ist eine Win-win-Situation für KMU-Verantwortliche, da sie die Fachkompetenz und Ressourcen eines Experten nutzen können, während sie sich auf ihre eigentlichen Geschäftsziele konzentrieren. Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung bedeutet Entlastung, mehr Sicherheit und Diskretion in diesem wichtigen Bereich.
AUTOREN
Michael Grossweiler
Partner
inspecta treuhand ag,
eidg. dipl. Treuhandexperte, Wirtschaftsinformatiker FH
Leodegar Kaufmann
Partner inspecta treuhand ag,
Dr. oec. HSG