Die Buchhaltungsdaten der Wieser-Treuhand-Gruppe sind seit 2001 in Cloud – bevor der Ausdruck überhaupt existierte. Die Abläufe und Ablagen sind seit über zehn Jahren weitgehend digitalisiert. Kopien gibt es nicht mehr. Weniger ist mehr Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch sinnvoll. Bei Kleinbetrieben mit nur wenigen ein- und ausgehenden Rechnungen pro Monat, lohnt sich der Einsatz einer separaten Software in der Regel nicht. Wenn die Rechnungen an die Kunden einen gewissen Umfang annehmen, sollte der Einsatz einer Debitoren-Buchhaltung geprüft werden. Die erleichtert die Übersicht über die offenen Rechnungen, das Mahnwesen, und die Verbuchung in der Finanz-Buchhaltung erfolgt automatisch. Der Bankkontoauszug kann in Form einer XML-Datei heruntergeladen und teilweise automatisch verarbeitet werden.
Immer für Sie da
Der Mensch im Zentrum
Mit einer Cloud-Lösung können verschiedene Personen ortsunabhängig zusammenarbeiten. Es reicht jedoch nicht, wenn ein Vorgesetzter einen Mitarbeiter dazu verdonnert, die Buchhaltung via Cloud selbst zu machen.
Entscheidend ist, dass ein motivierter Mitarbeiter diese Aufgabe über einen längeren Zeitraum übernimmt. Ein unmotivierter Mitarbeiter sucht meist Fehler bei der Software oder bei Treuhändern. Eine Einführung in Etappen mit entsprechender Unterstützung braucht zwar etwas länger, führt jedoch in praktisch allen Fällen zum Ziel.
Organisation macht den Unterschied
Für Prozesse und Projekte braucht es keine zusätzliche Software. Die Standardprozesse der Wieser-Treuhand-Gruppe sind in einer Excel-Datei festgehalten. Für individuelle Anliegen (jeder Kunde ist einzigartig!) gibt es eine flexible Word-Datei bei der «Änderungen nachverfolgen» neue Einträge schnell sichtbar machen. Im Dateinamen ist der zuständige Mitarbeiter enthalten und die Dateien sind in Verzeichnissen nach Datum gespeichert. Damit lassen sich die Pendenzen nach Tag oder Mitarbeiter sortieren. Für Akten auf Papier und Daten werden die gleichen Strukturen verwendet. Die Dateinamen sind vereinheitlicht und bei jedem Kunden gleich. Jede PDF-Datei ist mit einem OCR-Leser bearbeitet worden. Damit lässt sich der Inhalt mit einer Art Google für die Festplatte leicht finden.
Wie muss eine funktionelle Cloud-Lösung aussehen?
Eine echte Cloud ist wie eine Webseite aufgebaut und funktioniert mit einem Browser. Ob man mit dem eigenen oder einem PC in einem Internet-Café, Laptop, Tablet oder Handy darauf zugreift, spielt keine Rolle. Die Lösung muss ohne Installation funktionieren, und der Anbieter muss für die Datensicherung verantwortlich sein.
Anstelle von Menüs müssen Informationen angeklickt und bearbeitet werden können. In der Buchhaltung sollte man mit der Maus auf eine Kontonummer fahren können, damit die Kontobezeichnung angezeigt wird, oder bei einem Klick sollte das Konto aufgehen. Im Konto selbst muss die entsprechende Transaktion bearbeitet werden können, sobald sie angeklickt wird. Sämtliche Auswertungen müssen als PDF-Dateien abrufbar sein. Damit können sie ohne die Cloud gelesen, gespeichert und versandt werden.
Die richtigen Partner
Ein seit Jahren auf dem Markt tätiger Anbieter hat zumindest bewiesen, dass er finanziell über die Runden kommt. Bei neuen Anbietern mit grossem Werbebudget und kleinen Einnahmen könnten die Investoren auch plötzlich kalte Füsse bekommen. Bekannte Namen bieten keine zusätzliche Sicherheit, wie Datenverluste bei einem Marktführer gezeigt haben.
Die Daten der Wieser-Treuhand-Gruppe sind auf einem NAS, einer Art Festplatte im Netzwerk und vierfach gespiegelt. Damit können die Spezialisten auch arbeiten, wenn das Internet ausfällt. Ein Server ist zwar schnell gekauft, muss danach aber unterhalten werden. Jede Nacht werden die während des letzten Tages veränderten Daten extern in einem Rechenzentrum gesichert. Es wurden bereits mehrfach irrtümlich Daten gelöscht und die Wiederherstellung funktionierte immer einwandfrei. Die Wieser-Treuhand-Gruppe arbeitet ausschliesslich mit lokalen Anbietern zusammen, die einen Vornamen, eine eigene E-Mail-Adresse und auch eine Handy-Nummer haben. Diese können zwar auch Fehler machen, doch man riskiert nicht, irgendwo in einer Hotline herumgereicht zu werden.
Schlussbemerkung
Selbstverständlich sind bei männlicher Bezeichnung die Frauen ebenfalls eingeschlossen.
Autor
Stefan Wieser
Dipl. Wirtschaftsprüfer
Betriebsökonom FH
Eidgenössische Zulassung als Revisionsexperte
STS Zertifikat Mehrwertsteuer-Spezialist
SECO Zertifikat
Firmenansiedlung